Już czas… na zarządzanie czasem pracy

Już czas… na zarządzanie czasem pracy

Podstawowym, wręcz największym kosztem w rzemieślniczych piekarniach, cukierniach czy piekarnio-cukierniach z siecią sklepów własnych są koszty pracy, a te wciąż jeszcze są najczęściej pochodną ceny czasu pracy.

Zmiany na rynku pracy, z jakimi mamy do czynienia w ostatnim okresie powodują stałą presję na cenę pracy i zwiększanie wymagań pracowniczych, które wprost powodują zwiększenie kosztów pracy. Przed zakładami rzemieślniczymi często staje wyzwanie, w jaki sposób sprostać konkurencji na rynku pracy z utrzymaniem kontroli kosztów pracy i czy można pogodzić konkurencyjność na rynku pracy z wysoką efektywnością firmy?

Nie tylko można, ale wręcz trzeba! Wpływ na efektywność pracy i konkurencyjność firmy na rynku pracy, oprócz czynników związanych z umaszynowieniem oraz wynikającą z tego faktu organizacją pracy, ma prawidłowe planowanie, kontrolowanie, ewidencjonowanie i rozliczanie zużywanego czasu pracy.

Jak kontrolować zużywany czas pracy? Po pierwsze: należy planować jego wykorzystanie. Przy czym planowanie to powinno uwzględniać przede wszystkim racjonalnie określone potrzeby na czas pracy. Dokładne określenie – zaplanowanie, z miesięcznym wyprzedzeniem ilości godzin, które mają być zużyte, wynikające nie z potrzeb pracowników, lecz poszczególnych jednostek organizacyjnych piekarnio-cukierni, w tym także sklepu, jest podstawą do zarządzania czasem pracy. Prześledźmy to na przykładzie firmowego punktu sprzedaży.

W procesie planowania czasu pracy sklepu pomocne są tzw. mastergrafiki, w których zostanie określona ilość czasu, jaka będzie potrzebna do optymalnego wykonania określonych zadań produkcyjnych czy sprzedażowych. Analizę potrzebnego czasu pracy należy przeprowadzić dla każdego sklepu oddzielnie, z uwzględnieniem ruchu, liczby klientów, w każdej godzinie, w każdym dniu tygodnia pracy sklepu.

Prawidło ułożony, mastergrafik doskonale wspiera sprzedaż, dopasowując ilości pracowników i godzin ich pracy do ruchu klientów. Pozwala to nie tylko ograniczyć ilość wykorzystywanych godzin pracy, ale zwiększyć efektywność pracy. Kontrolowanie czasu sprowadzone jest wtedy do zaplanowania grafików pracy pracowników w taki sposób, by mastergrafik został „pokryty”, a ewidencja faktycznie zużywanych godzin była zgodna dla każdego z pracowników z jego planem pracy na dany miesiąc. Podobne podejście ma zastosowanie w planowaniu czasu pracy poszczególnych oddziałów produkcyjnych, co nie tylko ogranicza koszty pracy tych działów, ale przede wszystkich podnosi ich wydajność.

Taki system działania jest bardzo prosty i łatwy w rozliczaniu. Wsparty zastosowaniem równoważnego czasu pracy, zatrudnianiem na części etatu, tworzy elastyczną strukturą sprzyjającą firmie w osiągnięciu wysokiej wydajności pracy, czyli wysokiego przychodu na 1 godzinę zużywanego czasu pracy.

Całość regulacji opartej o mastergrafiki sprzyja lepszemu dopasowaniu wykorzystania czasu pracy oraz ogranicza bardzo skutecznie jego marnotrawstwo.

W konsekwencji stać jest piekarnio-cukiernie z własną siecią sklepów na płacenie rynkowych, często konkurencyjnych stawek za efektywną pracę swoich pracowników bez przekraczania normy czasu pracy.

Taka sytuacja sprzyja ograniczaniu rotacji, zmniejszeniu kosztów rekrutacji, poprawie jakości produktów oraz, co w obecnych czasach jest niebagatelne, poprawie jakości obsługi klientów odwiedzających Wasze sklepy.

Maciej Komorowski, Anna Lurje-Wawrzyniak (Managers Group MA)

Artykuł z Bake & Sweet, grudzien 2018